Comme essayer de naviguer dans le canal de Suez dans des vents violents et une mauvaise visibilité, vous pouvez gérer un programme de proposition sans superviseur du contenu de l’appel d’offres, mais est-ce vraiment la peine ? Sans cela, votre processus de gestion des réactions — et vos flux de revenus — seront finalement bloqués par un matériel inférieur à la moyenne.
Un superviseur du contenu de la DP possède la méthode détaillée de gestion du matériel pour faire avancer les propositions de votre organisation. La personne chargée de cette fonction interagira avec les professionnels de terrain (PME) et d’autres parties prenantes critiques dans la réaction (p. ex. superviseurs de propositions, directeurs commerciaux, gestionnaires de support, etc.), éliminera la redondance dans votre bibliothèque de réponses, s’assurera que tout le contenu est propre et Proposition – prêts, et rapportera à partir du mois au mois à l’équipe de direction pour l’aider à montrer sa valeur.
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Malgré le fait qu’il est tout à fait évident qu’un superviseur de contenu d’appel d’offres peut faire tant pour une entreprise, il peut être frustrant de valider la nécessité d’une entreprise avec la gestion. Espérons que certaines des informations contenues dans cet article vous aideront à changer l’état d’esprit d’une approche « agréable » à une organisation « indispensable » nécessaire.
- Le plus grand avantage
- Case de rentabilisation : chiffres
- Cas organisationnel : respect du temps
- analyse de rentabilisation : améliorer le contenu, améliorer les propositions
Plan de l'article
Le plus grand avantage
Votre équipe de proposition peut cesser de partager son temps — actuellement limité — entre essayer de réagir aux propositions ET gérer le matériel. Lorsque cette approche de la responsabilité partagée est tentée, l’attention de chacun se brise, et dès qu’une nouvelle proposition est disponible à la porte, la gestion du matériel s’arrête. La proposition a toujours la priorité sur les équipements dans une situation de responsabilité partagée. Finalement, la confiance dans le matériel sera perdue (avec la soumission), ce qui conduira à l’animosité entre les équipes. Imaginez pointer votre doigt si le jamais donné avait deux les capitaines derrière le volant quand il se déplaçait sur le côté.
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Le contenu est un point d’inconfort pour toutes les personnes impliquées dans une proposition. La gestion de la structure des étiquettes est à elle seule un emploi à temps plein. Avec un superviseur du matériel de la DP à temps plein en place, vous avez une personne désignée dont la responsabilité principale est de convertir le contenu d’un point de difficulté à un facteur de différenciation concurrentiel. Cela permet également au groupe de propositions de réagir aux propositions au fur et à mesure qu’elles passent par la porte. Il incombera au gestionnaire du matériel de la DP d’interagir avec l’équipe de proposition en temps réel afin de hiérarchiser les séries de questions et réponses reçues.
Cas de l’organisation : les chiffres
Le facteur selon lequel les gestionnaires de contenu de la DP sont entourés d’une aura « agréable à avoir » est parce que la haute direction n’a pas une image claire de l’opportunité. Il existe de nombreuses façons de soutenir la valeur qu’un superviseur d’équipement d’appel d’offres accordera à votre entreprise.
Les chiffres sont difficiles à argumenter, même pour le directeur financier le plus soucieux du budget. Un gestionnaire de contenu d’appel d’offres efficace permettra à tous les groupes qui développent des propositions pour les clients avec du « matériel bien rangé », ce qui a permis à Microsoft d’économiser environ 2,4 millions de dollars. Ensuite, il y a l’entreprise qui a doublé son taux de réussite après avoir embauché un gestionnaire de contenu d’appel d’offres à temps plein et a constaté que « lorsque toute l’équipe a accès au meilleur matériel disponible, tout le monde est beaucoup mieux ».
De même, examinez le taux d’appels d’offres retenus et le pourcentage des bénéfices pour estimer le nombre de demandes de propositions supplémentaires qui peuvent être remplies avec un gestionnaire de contenu de la DP embarqué. Une chose à repenser… nous avons constaté que les entreprises disposant d’experts spécialisés en propositions — ce que vous obtiendrez lorsque votre nouveau gestionnaire de contenu d’appel d’offres facilitera le superviseur de la proposition des tâches de gestion de contenu — ont envoyé près de 3,5 fois plus de commentaires en 2020 que ceux-ci sans aucune. D’autres chiffres de notre étude de recherche qui sont pertinents pour votre analyse de rentabilisation sont les suivants :
- Les entreprises disposant d’un service de DP désigné sont 32 % plus susceptibles d’avoir des procédures robustes en place pour les grandes quantités de petites quantités (c.-à-d. disposer des outils et du temps requis pour la gestion du contenu).
- 90 % des entreprises disposant d’un logiciel de DP désigné se concentrent sur de petites quantités de contenu afin de renforcer la confiance entre les intervenants de la proposition.
- Le taux de réussite moyen du PAFP en 2020 était de 45 % pour un contrat type compris entre 1 million et 3 millions de dollars américains (c’est-à-dire augmenter le nombre de demandes de propositions à laquelle vous répondez, augmentez votre chiffre d’affaires).
Un autre élément essentiel est un gestionnaire de matériel dédié à l’appel d’offres peut réduire de 40 à 50% les paires question/réponse dans votre bibliothèque de réponses en éliminant les doublons et en combinant des actions comparables. Une fois, j’ai eu une paire de questions et de réponses avec 43 variations de la réponse. Chacun avait son propre goût et personne ne pouvait décider lequel avait raison. En fin de compte, je l’ai réduit à 6. Cela s’inscrit dans le cadre d’un effort de 9 mois visant à réduire la bibliothèque de réponses complète de 5 600 à 2 200 séries de questions et réponses ! Aucune chance que ça arrive à temps partiel.
Assurer la pureté de la bibliothèque de réponses aidera votre équipe de propositions à totaliser les RFx plus rapidement et avec plus de précision. J’ai un client qui parle de « densité d’efficacité », indiquant que vous pouvez compléter plus de propositions, plus correctement, exactement dans le même laps de temps. Il offrira les mêmes avantages aux équipes qui élaborent des propositions proactives, telles que les ventes et le soutien aux consommateurs.
Cas organisationnel : être respectueux du temps
Une valeur essentielle offerte par les gestionnaires du matériel de la DP est leur capacité à garantir le temps des PME. Votre gestionnaire de contenu ne se contentera pas de traiter avec vos PME, il établira des relations avec elles et établira un véritable partenariat avec elles. Ils sont investis autant dans le matériel que dans les PME, et ils voudront travailler ensemble pour effectuer des mises à jour du contenu et des évaluations cycliques.
Imaginons qu’une PME prend 10 minutes pour examiner une paire de questions et de réponses. Si vous leur envoyez exactement la même préoccupation de 14 façons, vous demandez 140 minutes de leur temps. Réduisez ce nombre à 2 ou 3, et vous renforcerez la confiance des PME dans le contenu et le processus de proposition.
Il y a aussi un jeu de chiffres ici. Il commence par déterminer la valeur du temps de votre PME à la minute la plus proche.
Par exemple, disons que le salaire annuel typique d’une PME est de 100 000$. Cela se répartit à environ 0,38$ la minute, soit 3,80$ par évaluation d’une paire de questions et de réponses (en supposant que l’évaluation prend 10 minutes). En réduisant leur avis de 14 sets à 3 paires, vous économisez 41,80$.
Maintenant théoriser que les économies de coûts par rapport à la production annuelle. Une fois qu’un gestionnaire de contenu d’appel d’offres a réduit la redondance, il se peut que votre petite entreprise n’ait besoin d’évaluer que 2 100 ensembles de questions et réponses au lieu de 10 000, et vous garderez l’organisation 30 020$ !
Vos chiffres varieront, bien sûr, en fonction du revenu de la PME, le temps habituel pour examiner la série de questions et réponses et le nombre de séries qu’une PME examine chaque année. Cependant, cela montre comment vous pouvez réaliser des économies tangibles sur un temps de superviseur de matériel d’appel d’offres potentiel complet. Effectuer des exercices comparables pour calculer les économies de coûts pour les superviseurs de propositions, les vendeurs, les experts du service à la clientèle et d’autres membres du personnel associés à la production de propositions.
Cas de service : améliorer le contenu, améliorer les propositions
Évidemment, nous ne pouvons pas oublier le facteur principal que vous voulez un superviseur matériel RFP : le matériel. Ils seront chargés de préparer sa proposition 24/7/365. Cela consiste en :
- Assurez-vous que le balisage est précis et que la redondance est éliminée.
- Vous garantissez que vous ne disposez pas de noms de clients ou d’informations dans votre matériel qui pourraient être envoyés à un autre client (un avantage substantiel pour l’ensemble de l’organisation en ce qui concerne des éléments tels que le contenu corporatif et financier).
- Effectuer des évaluations en blanc gants pour tout le contenu afin que les entrepreneurs de proposition qui l’utilisent (par exemple, les équipes de proposition, de vente et d’assistance) puissent le faire dans un environnement libre-service sans hésitation.
- Rencontrez régulièrement le groupe de propositions une fois par mois pour reconnaître les espaces et les changements.
- Identifier l’équipement utilisé le plus régulièrement pour hiérarchiser les mises à jour et les évaluations.
Les sous-produits favorables de leur orientation matérielle se répandront dans toute votre organisation. L’intégration sera plus facile car le meilleur matériel sera toujours situé là où il devrait être. La gestion des noms de marque sera plus facile à suivre et à mettre à jour. La haute direction participera davantage à la gestion du contenu et des propositions au moyen de rapports mensuels fournis par le gestionnaire du contenu du PAD. Par la méthode, vous n’avez pas un besoin pour chaque secteur, surtout si vous disposez d’une plate-forme de gestion des réponses comme RFPIO. Le superviseur du contenu de l’appel d’offres peut prendre des mesures initiales avec plusieurs secteurs d’activité, puis gérer la progression du contenu et procédures d’audit pour chacun d’eux !
Rappelez-vous que toute proposition est aussi grande que son contenu. Tous les vernis dans le monde ne peuvent pas dissimuler un contenu peu fiable, mal composé, obsolète ou sans importance. Réagir à plus d’appels d’offres, gagner plus d’offres, gagner plus de revenus. Le moyen le plus rapide de répondre à un plus grand nombre d’appels d’offres consiste à ajouter un superviseur d’équipement d’appel d’offres à plein temps pour maintenir la machine en marche. Sinon, votre pipeline de développement de propositions pourrait éventuellement être pris en charge dans la mer Rouge.
