Vous devez rajuster la provision pour frais dès réception du relevé annuel de votre syndic. Il est nécessaire d’informer le locataire un mois à l’avance et de garder à sa disposition les pièces justificatives pendant 6 mois. Vous ne pouvez régulariser que les frais dus depuis plus de 3 ans.
Si vous avez opté pour une provision pour les frais dans votre bail de location (et non un ensemble de frais possibles pour la location meublée ou pour les colocataires), la loi vous oblige à régulariser cette disposition chaque année en fonction des dépenses réelles engagées.
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Nous allons essayer dans cet article de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des frais de location, aussi parfois appelé liquidation des charges .
Cet article traite de la régularisation actuelle du bail. Pour savoir comment définir vos frais lors de la rédaction du bail (montant, ou forfait), consultez notre fiche pratique sur la fixation des redevances dans le bail.
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Plan de l'article
Quelles sont les dépenses recouvrables auprès du locataire ?
Tout d’abord, les frais que vous pouvez facturer au locataire pour les dépenses sont limités à indexés dans la liste des frais de location publiée par décret . Il contient les principales stations de chargement : ascenseur, eau froide et chaude, entretien des espaces communs, petites réparations locatives, etc.
Dans la pratique, cette liste vous est particulièrement utile pour recharger les frais d’une maison, dans le cas d’un immeuble en copropriété, la majorité des frais de location vous sont facturés par le syndic via votre appel de frais de copropriété. Dans la déclaration annuelle des frais envoyés à vous, le syndic aura déjà fait la ventilation des frais recouvrables selon la liste légale.
Pour le calcul des frais recouvrables, vous n’aurez qu’à prendrela part récupérable des charges de copropriété dans le relevé annuel, éventuellement ajouter des frais que vous auriez payés directement (en particulier la taxe sur les déchets ménagers qui ne peut être facturée en dehors de la provision pour frais) et comparez le montant total réellement engagé avec la provision qui vous a été versée.
Quand régulariser les charges ?
Vous devez régler le montant des frais le plus tôt possible, idéalement dès que vous recevez le dénombrement final des charges de copropriété, plus simplement au début de l’année pour l’année précédente lorsque vous êtes propriétaire unique. La loi exige alors que le locataire soit averti au moins un mois avant de procéder à la régularisation en transmettant notamment le décompte par nature des charges :
Un mois avant cet ajustement, le bailleur communique au locataire le calcul par nature des redevances et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des redevances pour le chauffage et la production eau chaude domestique collective. Pendant six mois à compter de la date d’envoi de la présente déclaration, les pièces justificatives sont conservées dans des conditions normales, à la disposition des locataires.
En dehors du décompte général par nature et, le cas échéant, des conditions de distribution si vous êtes dans un immeuble collectif, il n’est donc pas nécessaire de transmettre d’autres documents au locataire. Attention, la transmission de ses documents est obligatoire Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 sous peine de voir l’ensemble la provision pour frais annulés, comme en témoigne la jurisprudence ci-contre.
Factures
Au-delà de la comptabilisation par nature des charges et d’un résumé complet prévu à l’article 23 de la loi 89, le bailleur n’est pas tenu de transmettre tous les documents, y compris les factures, justifiant les frais de location. La loi prévoit simplement qu’ils sont mis à la disposition du locataire qui peut donc venir le consulter, le plus souvent avec le syndic qui les garde dans le cas d’une copropriété (voir la réponse ministérielle »).
Comment régulariser les charges ?
Comment calculer les charges à régulariser ?
Une fois que vous avez déterminé les frais à recouvrer auprès du locataire, le calcul est assez simple : le montant à ajuster correspond à la différence entre les frais réels et la provision pour frais pour la période considérée.
Si la différence est positivenégative , le locataire vous devra de l’argent dans cette régularisation. Si la différence est , le locataire récupérera de l’argent dans cette régularisation.
Le sujet de la période concernée est toujours sensible, il n’y a pas vraiment de règle mais nous recommandons une régularisation sur des années civiles complètes . La TEOM (taxe pour l’enlèvement des ordures ménagères) est toujours sur une année civile, les charges de copropriété peuvent être sur l’année civile ou sur une période de chevauchement de deux ans). Enfin, le locataire peut arriver ou partir pendant l’année vous obligeant à faire un pro rata.
Pour bien Comprendre un exemple via le modèle de calcul ci-dessous, cette feuille de calcul est disponible via notre gestion de location en ligne que vous pouvez essayer gratuitement pendant 30 jours.
Dans notre exemple, le locataire a trop payé, donc vous devez lui retourner 31,45€. Notez que le calcul est assez complexe car les charges copro ne sont pas sur une année civile. Notre feuille de calcul simplifie automatiquement lorsque les frais de copropriété sont calculés du 1er janvier au 31 décembre.
Lettre de régularisation des charges et reçus spéciaux
Pour accompagner le relevé des frais et la répartition possible entre les occupants d’un immeuble collectif, vous devez envoyer une lettre ou un courriel au locataire résumant le montant total qu’il a payé au titre des provisions, le montant réel dû et la différence (positive ou négative) qui modifiera la prochaine échéance du loyer. La feuille de calcul fournie est donc logique car elle vous permet de détailler le calcul. Nous fournissons également à travers notre gestion de location en ligne un modèle de courrier complet pour la régularisation des frais.
Dans notre exemple, nous devrons déduire 31,45€ de la prochaine échéance du loyer.
Pour ce faire, vous pouvez envoyer un avis de paiement dû et/ou un reçu de paiement directement après le virement.
Réajustement de la provision pour dépenses
Une fois la disposition réglée, la question de l’adaptation de la disposition se pose. Le propriétaire n’est pas tenu de rajuster l’allocation aux dépenses réelles de l’année précédente. Dans notre exemple précédent, la différence entre le réel et le provisionné étant faible (moins de 10%) le bailleur peut choisir de rester sur une provision de 130€ et de ne pas la passer à 127€.
La question est particulièrement difficile lorsque les frais de location comprennent une part importante du chauffage commun et de l’eau chaude : le bailleur peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’année exceptionnelle, même si la moyenne historique de la provision est plus proche de l’ensemble prévu contractuellement.
Si la différence est importante et qu’elle n’est pas due à une augmentation temporaire du chauffage, il est préférable de changer la provision pour les charges pour s’en tenir au niveau de dépense le plus correct. Notre modèle de courrier fourni par la gestion de la location en ligne comprend également un paragraphe indiquant au locataire le nouveau montant de l’allocation pour frais utilisés comme base de calcul du montant à payer.
Notez qu’il sera alors également nécessaire d’ajuster les reçus que vous envoyez au locataire.
Oublier la régularisation des frais de location non récupérés
Délai de prescription ajustement au titre des frais
Si vous oubliez de régulariser la provision pour frais, la loi ALUR a introduit une prescription pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action en vertu du bail est prescrite après 3 ans , soit en faveur ou contre le bailleur. La question de la date de début de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des frais, en copropriété on peut penser que c’est la transmission par le syndic de l’état annuel des dépenses de la copropriété.
Au cours de cette période de trois ans, le bailleur peut rattraper une régularisation des charges qu’il aurait oubliées, la loi précisant simplement qu’une régularisation effectuée avec plus d’un an de retard doit être réglée mensuellement à la demande du locataire .
Action du locataire demandant un règlement tardif
Sachez que le locataire peut également imposer au bailleur un ajustement pour frais dans la même période de 3 ans.
Après avoir relancé le bail par la poste, le locataire peut s’adresser à la Magistrate Court (éventuellement la commission de conciliation départementale au préalable) et demander la régularisation forcée.
Il convient de noter que le bailleur ne risque pas de rembourser intégralement la provision pour frais au motif qu’il n’a pas procédé à l’ajustement confirmé par un arrêt récent de la Cour d’appel de Riom.
Régularisation au départ du locataire : déduction sur le dépôt de garantie
En cas de départ du locataire au cours de l’année, par exemple le 1er juin 2017, ce dernier a payé une provision pour dépenses au cours de l’exercice 2016, charges qui ne seront connues qu’en 2018 lorsque les comptes de copropriété seront déclarés. Pour garantir au propriétaire d’un éventuel ajustement en sa faveur, ce dernier est autorisé à retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie , qu’il ne retournera au locataire qu’une fois que le compte des frais est connu.
Cette retenue sera finalement dégradée de la régularisation en faveur du bailleur, mais devrait également être complétée si la régularisation est en faveur du locataire.
Il est à noter, bien sûr, que le propriétaire devra conserver dans son calcul le temps passé par le locataire dans le logement proportionnellement à l’exercice des droits — dans notre exemple 5/12 d’un an.
Ce calcul complexe de régularisation, la retenue de 20% sur le dépôt de garantie, la réclamation d’une dette envers le locataire longtemps après son départ, tout cela complique la gestion de votre location (surtout en colocation) et peut créer des tensions avec le locataire.
Nous recommandons à nos clients une clause de renonciation au règlement après le départ du locataire, que vous trouverez dans notre article complet sur le sujet.
Locataire impayé pour frais
Attention à la régularisation des accusations abusives
Qu’ il s’agisse d’une régularisation au cours d’un bail ou d’une régularisation après le départ du locataire, le locataire est tenu de payer le loyer et les frais — éventuellement régularisés — sous peine de résiliation de son bail.
Il est donc tout à fait possible de poursuivre le locataire pour frais impayés et de cibler la clause résolutoire en cas d’impayé, en gardant à l’esprit le délai de prescription de 3 années dont nous avons parlé.
Il est également possible de faire appel au garant dans les mêmes conditions qu’un loyer impayé (voir notre article sur l’activation de la caution), après vérification que l’acte de garantie commune et plusieurs signés incluait des frais de location.
Poursuivre le locataire au départ
Dans le cas particulier d’un locataire , la procédure est plus aléatoire parce que vous avez moins de moyens de pression et qu’il sera plus compliqué de trouver le locataire. Si le montant de la dette est par conséquent — plus de 1 000€, par exemple, suite à une régularisation de compteur d’eau — cela peut coûter la peine de formaliser le locataire et de le soumettre au tribunal.
Attention, cependant, à construire correctement le fichier avant le début de la procédure, justifiant notamment que la régularisation significative n’est pas une régularisation abusive ; elle ne doit pas être due à un dysfonctionnement imputable au bailleur (fuite des conduites d’eau) ou à une sous-estimation de la provision pour les charges. Si nécessaire, le propriétaire prend le risque de voir sa demande de régularisation annulée par le juge la considérant trop brutale ou injuste.
Enfin, si la dette locative est faible, inférieure à 1000€ net de la déduction possible de 20% sur le dépôt de garantie, nous vous conseillons de ne pas engager de poursuites contre un locataire qui a quitté les locaux, les frais de procédure et le temps passé ne valent potentiellement pas la peine.
